假设某项目的主要工作已经基本完成,经核对项目的“未完成任务清单”后,终于可以提交客户方代表老刘验收了。在验收过程中,老刘提出了一些小问题。项目经理张斌带领团队很快妥善解决了这些问题。但是随着时间的推移,客户的问题似乎不断。时间已经超过了系统试用期,但是客户仍然提出一些小问题,而有些问题都是客户方曾经提出过,并实际上已经解决了的问题。时间一天一天的过去,张斌不知道什么时候项目才能验收,才能结项,才能得到最后一批款项项目管理讲师。
【问题1】请分析发生这件事情可能的原因?
(1)合同中缺乏以下内容:项目目标中关于产品功能和交付物组成的清晰描述;项目验收标准、验收步骤和方法(或流程);对客户的售后服务承诺。
(2)项目实施过程控制中出现的问题:在项目实施过程中没有及时将项目绩效报告递交给客户,因此客户对项目进展和质量状况不了解;没有让客户及时对阶段成果签字确认;
(3)由于没有售货服务的承诺,客户担心没有后续报务保证。
(4)合作氛围不良,客户存在某种程度的抵触情绪,双方缺乏信任感,客户对项目质量信心不足,怕承担责任,因此不愿签字。
【问题2】请说明现在张斌应该怎么办?
根据项目现状,项目管理培训师需要采取补救措施,加强沟通以解决问题。
(1)就项目验收标准和客户达成共识,确定哪些主要工作完成即可通过验收。
(2)就项目验收步骤和方法与客户达成共识。
(3)就项目已经完成的程度让用户确认。例如出具系统试作报告,请客户签字确认。
(4)向客户提出明确的服务承诺,使客户没有后顾之忧。
【问题3】请说明应当吸取的经验和教训?
(1)项目合同中要规定项目成果的正式验收标准、验收步骤、验收流程和运营维护服务承诺等内容。
(2)加强项目执行过程中的控制。·加强变更控制。包括制定变更控制流程,按流程进行变更的评估、审核、实施、记录、确认等工作。·加强项目沟通管理。包括及时向客户提供项目绩效报告,让客户了解项目进展;设置对阶段性成果的验收,并让客户对阶段性成果进行签字确认;项目文档要齐全,使项目进展有据可查。·加强计划执行的控制。制订详尽的项目管理计划(包括进度管理计划、成本管理计划等各分项计划),按计划实施和检查。
(3)项目经理还应注重跟客户相处的技巧,努力促成双方的良好合作氛围。