中小企业如何实施高效时间管理

作者：刘靖

                              盛年不重来，

                              一日难再晨，

                              及时当勉励，

                              岁月不待人。

                                ——陶渊明

生产管理者应该明白“失一机而万事毁”的道理。对企业干部来说，时间是最宝贵的。如果不能管理时间，就很难成为合格的生产线干部。

1．不能缺少的时间观念

在企业管理中，成本概念在负责人心目中占的比重越来越大。而在成本管理中，不少企业领导者走入了一个误区：重视有形成本，对无形成本抱无所谓的态度。而时间又是无形成本的重要组成部分（比如，失去一个好的机会，就等于增加了企业的成本）。遗憾的是，不少企业领导并不把这些时间成本当一回事儿。

莎士比亚说：“放弃时间的人，时间也会放弃他。”

企业干部做管理工作也是一样。不管做任何工作，都会受到时间的制约。一项工作在一定时机内做，就会产生非常好的效果。错过了时机，就会“过了这个村就没这个店”，就会“时不再来”。所以一定要从深层次体会“机不可失”的内涵。

一句话，要实现生产的高质高效，必须强化时间观念。在有效的时间内，抓住时机，认真负责的把生产任务完成好，让时间观念转化为良好的经济效益。

（1）管理者自身的时间观念。

参与市场竞争，速度占有很大的成分。如果说过去的市场是“大鱼吃小鱼”的话，现时的市场就进入了“快鱼吃慢鱼”的时代。客户在变、产品在变、市场环境在变、竞争的对手在变，唯有争取时间、提高工作效率是恒久不变的管理主题。

速度竞争已经成为了市场竞争的主导，这就要求企业管理者真正强化起时间观念，用自身的快速行动带动团队士气，影响每一个员工。

（2）加强团队成员的时间观念。

企业需要的是综合效率，需要每一个成员、每一个部门都能在一定的时间内高质高效完成本职工作，形成团队效率的合力，最终实现企业高业绩的目标。所以，企业负责人需要对干部和员工加强宣导与灌输，让时间观念渗透到团队每一个成员心目中，并且让大家知道在什么时间内该做什么，什么事情不应该做。

2．时间管理的误区

我在广州讲生产管理课程时，有位老板在休息时间向我诉苦，说他工厂里的干部几乎都在努力做事情，就是找不到高效工作的方法，所以他们公司的业绩不尽人意。我告诉那位老板：“你用心观察一段时间，看看那些努力做事的‘老黄牛’干部，在工作中是不是体现3个字：忙、盲、茫。”老板不解地问：“刘老师，是什么意思？”我把3个字用笔写下来，给他耐心解释：

“第一个类型的干部是‘模范型’，自己做事很努力，每天忙得不可开交，但管理不得方法。整天像无头苍蝇一样东一头西一头的忙。这叫做‘穷忙’；第二个类型的干部是‘黄牛型’，只会埋头拉车，不会抬头看路，更缺少驭人的方法，这样的干部是‘瞎忙’；不管‘穷忙’还是‘瞎忙’，都没有好的效果和业绩。所以他们的工作是‘白茫’。”

那位老板回味了一下，然后不住的点头：“刘老师，不用回去观察了，我对他们很了解，确实像你说的那样。他们穷忙、瞎忙，一个个忙的结果都是在白茫。”

其实那个工厂的干部就是在时间管理方面走入了误区。

我和那位老板一起对他工厂的干部问题作了分析。

（1）企业干部的时间误区出在哪里？

企业主管的困扰来自几个方面：

其一，来自外界的干扰。每当遇到外界干扰时，干部得随时放下手边的工作去做别的事情。许多干部不懂得“拒绝”一些无关紧要的事情，这就使很多正在进行的工作受到影响。

其二，电话干扰。事实证明，许多电话的内容是和工作无关的。一些干部缺少时间观念（或出于爱面子的心态），与工作无关的电话也不拒绝，牺牲工作时间陪同同事煲电话粥。

其三，一些莫名其妙的会议干扰。有些会议纯属无效会议，偏偏无效的会议要耗去许多的时间。一些干部的时间观念差，觉得任何会议都是工作的组成部分，工作可以向后拖一下，再无效的会议也要参加。

其四，时常有不速之客过来，需要礼节性的陪聊，又不懂得婉拒或控制时间。

其五，文化水平不高，在写一些文字方面的东西上斟字酌句，耗费时间太多。

其六，随时要处理一些异常状况。

其七，事无巨细都要事必躬亲。

（2）如何走出时间管理误区。

那位老板恭谨地问我：“刘老师，怎样让工厂干部走出时间误区呢？”我告诉他几个简单易行的方式。

学会计划时间。

时间对于每一个人都是公正的。工作高效、业绩突出的干部，都会计划自己有限的时间。只有能够计划时间，才能合理利用时间。

学会借力。

老黄牛式的干部大多不是业绩最好的干部。真正厉害的干部，一定懂得“有所不为才能有所为”的道理。所以，当你的时间紧张时，有些琐碎的事情可以交给适合的下属去做。借助下属的力量达到高效工作的目的。

检讨做了哪些不该你做的事。

遇到同事拜托要你做一些不该你做的事情时，要懂得婉拒，不要当“老好人”。

学会归纳工作。

所谓归纳工作，就是在工作中找到某种规律的因素，能对这种规律加以利用，则能收到事半功倍的效果。

科学试验表明，人的“精力集中”的时间段一天内有2个。一般为早日9点到11点，下午4点到6点。如果你能根据这些特点，把脑力劳动的工作安排在精力集中的时间段处理，那些活动量大的工作尽量安排在其它时间段去做，其效率一定会高得多。

学会分类法。

对管理人员来说，每天要做的事情都很多。可以采用分类法，将重要的和不重要的分开，紧急的和不紧急的分开。干部的任务就是每天完成最重要、最紧急的，节省出时间思考团队的发展和对员工的培养。

用快捷的方法做事。

在管理工作中，常常会看到有些人因采用方法不当而耗费太多的时间，严重影响了工作效率。

我给那位老板讲了爱迪生如何节省时间、高效工作的故事。

爱迪生的助手阿普顿是美国名牌大学毕业的高材生，自恃才高八斗，从骨子里轻视只读了小学的爱迪生。要命的是，阿普顿虽然自恃才高，在寻找高效做事方法方面却不尽人意。有时候难免会因方法掌握不当而耗费大好的工作时间。

一次，爱迪生让阿普顿测算一个梨形灯泡的体积，阿普顿拿住那个梨形灯泡跑回自己的工作室，按照惯用方式，用皮尺对梨形灯泡左量右量，计算的演草纸用了一大叠，花了3个小时左右的时间，得出的数据仍然不够精确。爱迪生去阿普顿工作室要计算结果时，看到他还在计算，折腾得满头大汗。爱迪生略一动脑筋，把一只量杯递给阿普顿，并告诉他：“把量杯装上水，将梨形灯泡放进水里，看量杯上的刻度是多少，用这个数字减去原来水的刻度，得出的就是梨形灯泡体积的数据了。”阿普顿采用爱迪生的方法，果然以极快的速度完成了老板交给的任务。

其实，许多工作并没有想象中那么复杂。只要认真动脑筋想一想，也许就能找到更快捷的方法。

在时间管理方面，“事半功倍”和“事倍功半”这2个词语的意义和价值，绝对是天壤之别的。找到快捷的做事方法，就能节省许多时间，而且能达到“事半功倍”的良好效果。否则的话，大好的时间就会被笨拙的工作方法给消耗掉。

前面说的“模范型”和“老黄牛型”干部，大抵就是在寻找快捷的做事方法方面表现的不够积极，以致陷入了“穷忙”、“瞎忙”的窘境，结果是“只有苦劳，没有功劳”。

3．合理规划并高效管理时间

对工作时间进行科学、合理的规划，是有效利用时间的方法之一。

（1）寻找时间浪费的原因。

时间浪费的原因可能会是多方面的，可以采用自查、互查和请领导指点3种方式。

自查：

自查可以是回顾已经做过的工作，也可以通过记录正在进行的工作的方式，静下心来评估这些工作，并向自己提出如下问题：

★我做了什么不需要做的事？

★我做了什么应该由别人做的事？

★我做了什么与工作无关的事？

★我做了什么耗时过长的事？

★我为什么要这样做事？

经过这样的反问，相信一定能从中找到一些造成时间浪费的原因。

互查：

俗话说“当局者迷、旁观者清”。如果觉得给自己找问题有困难时，可以求得同事的帮助。或者是找同事相互检查，你找我的问题，我找你的问题。看看大家究竟把时间浪费在了哪里。

请领导指点：

请上司帮自己找浪费时间的原因，可能更为客观。因为领导站的角度高，看问题的更透彻，给出的建议和方法更有可操作性。

端正心态。

寻找浪费时间的原因，是为了将浪费的时间的黑洞堵上。所以不能流于形式，更不能故意缩小或夸大问题的实质。

（2）掌握时间管理的8种方法。

如果用心思考一下，你会发现很多管理时间的方法。能把你的方法和同事分享，大家相互切磋，就能得到更多更好的方法。这里介绍几种供参考。

变革理念法：

不管过去浪费了多少时间，都不要过多的计较。重要的是，要从理念方面改变自己，从此树立起“时间就是效率，时间就是金钱”的价值观，真正重视起工作时间。

规范、标识工作环境法：

对工作环境实施“5S”管理，适当做出标识，能节省寻找的时间，同时也能起到提示作用，让工作更加高效。

合理规划工作法：

科学、合理的规划，能减少穷忙、瞎忙的现象，让工作在有序的状态下开展。养成规划、计划工作的习惯，既是职业素养要求，也是时间管理的有效方法之一。

确定优先顺序法：

当你的工作事项较多时，要适当梳理一下，根据工作的重要性、紧迫性的要求，确定一下哪些是既重要又紧急的，哪些是重要但不紧急的，哪些是紧急但不重要的，哪些是既不紧急也不重要的。

经过梳理归纳后，再区分哪些可以请人帮忙（企业领导可以安排下面合适的人员代为处理），哪些可以适当放一放，哪些需要投入大量精力，哪些必须立刻行动等等。（见下表）

表5-8  工作顺序（优先级别）排列表

只要你将工作的事项套写在上表中，工作的顺序自然就出来了。采用这样的方式，可以将你有限的工作时间得到有效的利用，从而提升工作效率。

但这是常规的方式，如果工作有变动，一定要根据实际情况灵活对应。

黄金时间运用法：

对脑力劳动相对较多的管理者来说，利用大脑思维集中力强的时间段，是有效节省工作时间的方法。

我在外资企业从事10多年的管理工作，后来又从事企业管理咨询、培训、经济管理图书撰写工作，每天脑力劳动的时间较长。我通过作记录的方式寻找脑力劳动精力集中的高效时间段，后来归纳出“～型”精力曲线图（如下图）。

图5-8  “～型”精力曲线图

就拿撰写书稿来说，我的黄金时间段是在下午4点以后，所以整个上午的写作效率很低。我一般用上午的时间整理讲课的资料和PPT课件，这样就能充分提高时间的价值和工作的效率。

除了流水线作业的员工不好调整外，其它的工作都能结合实际找到相应的黄金时间段。科学、合理的利用你的黄金时间段，就能减少无形的时间浪费，用有限的时间做更多的工作。

移花接木法：

如果在工作中遇到因为你的技能不足而无法快速完成的紧急任务时，可以找一个拥有该项任务所需技能的同事（该同事的工作你可以胜任），两人做短时工作交换，等紧急任务完成后再各归原位。这样也能减少时间浪费。

集中精力做事法：

有些事情不是能力不足而做不好，常常是不能专心去做，因而延长了完成的时间，给整个流程的工作效率造成了障碍。这就需要静下心来，心无旁骛地解决好一件事情。

防微杜渐法：

有些工作表面看起来是完成了，因为工作的质量不好，留下了后遗症，给整体工作造成困扰。重新修正时，花费的时间比原本做工作的时间还长。这就需要加强工作细节的控制，防微杜渐，将工作一次性做到位。

【说明】

本文摘自刘靖教授2013年10月出版的管理著作《适用的才是最好的：中小企业管理之道》。

《适用的才是最好的：中小企业管理之道》一书，已被常州信息职业技术学院选定为经贸管理学院“中小企业管理剖析”课程教材，该学院管理专业近20个班级全部使用本书做为教材。

图书信息：

适用的才是最好的——

中小企业管理之道

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--------中国电力出版社出版，全国新华书店发行。

基本信息

作者:刘靖

责任编辑:刘红强

出版社: 中国电力出版社;

版次：第1版

出版日期：2013年10月1日

平装: 218页

语种： 简体中文

开本: 16

定价：35元

ISBN: 987-7-5123-4904-9

条形码: 97875 12349049

商品尺寸: 23.4 x 16.2x 2 cm

商品重量: 358 g

品牌: 中国电力出版社

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图书特色：

《中小企业管理之道》由中国电力出版社出版。《适用的才是最好的:中小企业管理之道》从分析中小企业管理现状入手，从企业文化、人员高效管理、生产高效管理、成本控制、品牌管理等方面介绍了一套“适用式管理”方法，以启发中小企业开发适合自己发展的管理思路，帮助他们找到最适用的管理方法。

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作者介绍

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刘靖：中小企业管理专家..经管作家..北京大学汇丰商学院客座教授，国务院国资委研究中心特聘讲师，时代光华特聘讲师，实战型管理培训专家..13年台资美资港资企业管理经验，有6千人规模台资生产经理任职经历（旺季超过1万人）.8年管理咨询、培训经验.任职咨询公司董事总经理6年、首席讲师5年。“适用式企业管理模式”研究中心主任..

刘靖教授已创作完成管理专著8部，其中《适用的才是最好的：中小企业管理之道》中国电力出版社2013年10月出版、《做正能量员工》广东旅游出版社2013年10月出版、《给你一个团队，如何提升士气》人民邮电出版社2013年9月出版《跟上上司脚步：高效工作密码》企业管理出版社2012年5月出版、《带着答案来找我》广东经济出版社2011年12月出版、《中式快餐管理模式建立》江苏美术出版社2014年7月出版。创作完成官场类、商战类长篇小说6部，大型电视剧本1部..

北京大学汇丰商学院客座教授..

国务院国资委研究中心特聘讲师..

时代光华特聘讲师..时代光华图书有限公司签约著作人..

中小企业管理变革及现场改善专家..

民营企业成本控制与生产改善资深顾问师..

多家企业管理咨询、培训机构重点合作讲师..

刘靖教授出版著作

目录

1．《中小企业管理之道》

2．《做正能量员工》

3．《给你一个团队如何提升士气》

4．《跟上上司脚步：高效工作密码》

5．《带着答案来找我》

6．《中式快餐管理模式建立》

1993年以前从事教师、新闻、政府办主任工作，精于公文写作，有上百万字新闻作品在《人民日报》、《河南日报》、《周口日报》等中央及省市几十家媒体发表。 刘靖教授创作管理专著8部：《中小企业管理之道》、《跟上上司脚步：高效工作密码》、《带着答案来找我》、《给你一个团队 如何提升士气》、《做正能量员工》、《中式快餐管理模式建立》.

刘靖教授主讲品牌课：

《中小企业利润倍增模式》3天，《生产管理与现场改善》3天，《企业管理变革》3天，《中国式领导艺术》2天，《中国式执行艺术》2天，《中国式人员管理艺术》2天，《中国式沟通艺术》1-2天，《公文写作》1-2天。

刘靖教授以前讲授课程：

《高效工作技巧》、《低成本卓越现场打造》、《中小企业赢利模式》、《如何降低制造成本》、《如何提高生产效率》、《工作没有借口》、《80后90后员工高效管理》、《民营企业高效管理与成本控制》、《中坚管理胜任力提升》、《高效执行力》、《高效时间管理》、《高效沟通艺术》、《现场管理与现场改善》、《内部沟通与效率提升》、《打造不找借口找方法的高效团队》、《解读“如何建立中式快餐管理模式”》、《好士气好业绩——解读“培养员工工作激情”》、《如何培养员工忠诚度》、《管理干部创新能力提升》、《杰出班组长》、《培训讲师授课艺术》、《生产干部提升之道》、《执行力与业绩提升》、《思维创新与工作效率提升》、《6S管理培训教程》、《打造高效高能管理团队》、《生产成本控制与效率提升》、《生产成本控制》、《如何培养高效能员工》、《TTT内部培训师授课技巧》、《员工如何与公司相处》、《压力与情绪管理》、《优秀员工的职业责任与服务意识》等。